L’organisation d’une soirée du personnel regroupe tous les postes que génèrent l’ensemble de la manifestation. Lieu, date, invitation, repas, animation, décoration, thème, planning et gestion des tâches avec un comité des fêtes.
Une soirée réussie c’est avoir pensé à tout avant le jour J et avoir planifié par écrit l’ensemble de toutes les tâches à accomplir avec un calendrier de ces dernières à répartir dans des délais préalablement convenus avec tous les intervenants.
Savoir déléguer est aussi important que de ne pas omettre de transmettre toutes les informations et d’en faire valider la réception par ceux qui vous aideront à préparer votre fête.
Il y a des responsables marketing, RH ou chefs du personnel qui ont l’organisation dans le sang et qui arrivent à mener à bien l’ensemble d’un événement seul mais c’est rare ! D’un autre côté pourquoi vouloir tout faire seul alors que c’est beaucoup plus facile de s’encadrer d’autres personnes pour partager le travail ? D’autres idées peuvent ainsi ressurgir et on peut ainsi s’alléger un travail de titan, surtout si il y a beaucoup d’invités.
Pour une petite assemblée, une personne peut à la rigueur suffire mais quand il s’agit de quelques centaines de personnes, on se facilite la tâche en s’encadrant d’aides. Il suffit alors de former un comité et de planifier le rôle selon les vœux et les compétences de chacun.
Une seule personne dans l’organisation peut tomber malade, avoir un accident ! Tout peut alors s’effondrer ! Comment reprendre alors les rênes dans une telle situation et gérer tout à coup l’ensemble des problèmes sans savoir ce qui a déjà été réservé ou organisé ?
Une organisation bien orchestrée se prépare longtemps à l’avance et sera d’autant plus efficace si elle va dans le sens de ce que souhaitent les gens. Un sondage permettra de savoir ce que le personnel souhaiterait, plutôt que de partir tête baissée sur une idée fixe qui ne correspondra pas à ce que l’on aimerait. Pourquoi ne pas faire une boîte à idées ou envoyer un courriel pour pouvoir mieux ressentir l’avis du personnel, c’est aussi leur soirée ! On peut aussi faire une séance avec le staff du comité d’organisation pour rechercher des idées. Toutes ces réflexions vous permettront de viser juste et d’aller dans le souhait des gens. Une soirée en fin d’année ? Un barbecue en été, un apéritif de Noël ? Etc..