Il y a plusieurs buts possibles lors de la préparations d'une soirée pour faire la fête ou pour marquer un événement. Le motif peut-être d’ordre privé ou public. L’événement public sera l’ouverture de l’entreprise ou son anniversaire (25e, 50e, etc..), la participation de cette dernière à une foire nationale ou à une exposition internationale. Cela pourra être une journée portes-ouvertes pour inviter le public à venir faire connaissance si on est nouvellement installé ou si on veut marquer le coup car la firme vient de s’agrandir. Le coût de tous ces events publics est beaucoup plus important qu’une version privée car ils doivent être annoncés publiquement et il a y toujours plus de frais si il faut inviter des autorités et des journalistes à cette réception. On se doit de les recevoir honorablement pour les remercier de s’être déplacés et d’avoir sacrifié une partie de leur journée à venir chez vous.
Toute la publicité de cette ou ces journées qui tournera autour d’une médiatisation indispendable est souvent assez onéreuse. La publicité dans les journaux, les spots radios, l’impression des invitations, la décoration du lieu de l’événement, les repas, petits fours, boissons, etc.. Mais c’est le passage obligé pour montrer qu’on est sur le marché ! Et pendant ce temps là, on ne travaille pas... On s’occupe de ses invités.
Les événements privés sont beaucoup moins onéreux, car ils se font dans un milieu plus intime, ne doivent pas être annoncés publiquement et ne concernent souvent que les employés, une partie de ceux-ci ou leurs familles. C’est le cas des anniversaires, des départs à la retraite de collaborateurs, d’un apéritif de fin d’année, d’un cocktail dînatoire pour clients ou représentants, d’une conférence pour cadres, d’un séminaire pour un département ou d’une sortie ou barbecue d’été.
La soirée du personnel ou la fête de Noël des enfants de l’entreprise peut presque faire une troisième catégorie car c’est la fête qui va générer une fois par an la participation de tous dans le but d’être ensemble. Comme me disait un ami, dans la vie il n’y a que les camps de ski dans les écoles et le service militaire qui permette de générer l’apprentissage de la vie en société. C’est le seul moment ou vous vivez, mangez et dormez sous un même toit ! Lors d’une fête de personnel, on ne dort pas sur le lieu de la manifestation sauf si on doit retrouver quelques personnes avinées dans un coin le lendemain mais socialement c’est l’occasion de se retrouver ensemble une fois l’an pour partager la vie de son entreprise.