La planification des transports pour une soirée est souvent une question de sécurité. L’endroit où se passera votre fête doit en général se trouver dans un rayon de 10-20km autour de votre entreprise. Si le lieu est plus éloigné, il est plutôt conseillé de louer un service de car. Avec la réglementation sur l’alcool au volant et la sévérité des lois sur les infractions au code de la route, les gens renoncent de plus en plus à se déplacer en voiture pour la soirée du personnel et risquer la perte de leur permis de conduire. Cela peut coûter cher et mettre dans l’embarras des employés qui devraient trouver un autre moyen de locomotion pour venir au travail.
Souvent les collaborateurs estiment que c’est à leur patron de prendre la responsabilité du transport. Ce n’est pas si faux. Pour quelques kilomètres on veut bien faire un effort mais au-delà on estime souvent que ces frais supplémentaires ne sont pas à être mis à la charge des travailleurs. On peut très bien organiser des navettes de bus de l’entreprise à moindre frais. J’ai même vu des entreprises qui payaient le taxi à leurs employés pour les ramener chez eux.
L’important dans cet encadrement est simplement de protéger ses employés d’un accident qui peut coûter cher à l’entreprise si il faut remplacer du monde, reformer des personnes, etc. Pour le choix du lieu, certaines petites entreprises organisent leur soirée dans leur réfectoire. On est sur place, on connaît la maison. D’autres préfèrent sortir de leurs murs pour se couper un peu de l’ambiance de travail, c’est aussi juste.
Les grandes multinationales de notre pays choisissent plutôt une grande salle avec un repas mijoté par un service traiteur. Toutes ces solutions ont un coût qu’il faudra évaluer avant de faire des réservations. Quel que soit le lieu choisi, l’important est de donner une touche de décoration à cet endroit pour le personnaliser ou le métamorphoser selon le budget dont on dispose. Si on ne veut pas aller si loin on peut aussi simplement réserver une salle dans un restaurant pour y déguster un repas entre collaborateurs et ceci sans frais si ce n’est celui du repas et des boissons.
Rappelez-vous quand même que de se donner de la peine pour organiser la seule soirée de l’année qui devrait réunir tout le monde et être l’élément générateur social de l’entreprise restera dans l’esprit du personnel si c’est original.