La décoration d’une salle n’est pas une obligation dans le cadre des fêtes du personnel mais elle peut déclencher l’ambiance de votre soirée plus vite et plus intensément. Le fait d’être tout à coup dans un lieu avec des décors de théâtre, des couleurs ou des idées décoratives originales va permettre à vos invités de « se lâcher » et d’être tout à coup plus à l’aise dans l’espace où ils se trouvent.
Par expérience, il est toujours de bon ton de commencer la première fois par une décoration sobre pour habituer vos collaborateurs gentiment à ce type de soirée. Par la suite, le public ne trouvera cette idée originale qu’après l’avoir vécue une première fois. Il viendra alors assez vite le temps avec les années de monter l’originalité et d’y introduire un brin de folie avec des décorations plus poussées.
Il faut être conscient que cette démarche à forcément un coût et nécessite un travail supplémentaire. Il ne vous en coûtera rien au niveau énergie si vous mandatez une agence spécialisée dans ce genre d’exercice mais il vous incombera quand même d’en planifier la réalisation. Faire une recherche des spécialistes agréés du marché, établir une comparaison de devis pour déterminer par quel prestataire vous allez passer et à quel prix !
Puis viendra l’établissement d’un horaire de montage et de démontage avec tous les intervenants. L’agence événementielle, le responsable des locaux et vous. Donc même si vous n’allez pas être directement impliqué dans le montage physique de cette décoration, vous devrez par contre en supporter la pression psychique car ce sera à vous d’en superviser l’installation et les délais de réalisation. Plus quelques problèmes supplémentaires dont la maintenance ! Qui viendra, en effet, réparer un panneau qui s’est dévissé à une heure de l’arrivée de vos convives ?
Au niveau assurances, l’agence a-t-elle une assurance RC professionnelle en cas d’un accident ou de dégâts ? Une fois votre soirée terminée, vous devrez encore rendre des comptes au responsable de la salle une fois que votre décorateur aura tout démonté et aura fait place nette.
Y-a-t-il eu des dégâts ? Ont-ils été causés par votre prestataire ou par vos collaborateurs, etc. Il faut tenir compte de tous ces facteurs car vous n’aurez définitivement terminé votre travail que lorsque vous aurez remis la clé au propriétaire de la salle et que ce dernier vous aura signé une décharge stipulant que tout est en ordre.
Et un dernier poste administratif à remplir sera celui de la critique. Essayez de faire un rapide tour d’horizon pour avoir l’avis de vos invités et savoir s’ils ont apprécié ou si vous êtes à côté de la plaque. Cela vous aidera à améliorer vos prochaines soirées.