L’ambiance d’une soirée peut être facilitée en mettant en place à l’avance quelques paramètres connus qui faciliteront la réussite de votre event. Un bon début est de savoir déjà si les invités ont été clairement informés du lieu, de l’heure et comment se rendre à la manifestation.
Un plan à transmettre par courriel peut s’avérer utile. Cela vous évitera déjà des téléphones et de l’énervement de vos collaborateurs qui ne trouvent pas la salle ou le restaurant. Sur place, y-a-t-il une facilité de parcage ou faut-il marcher 10 minutes depuis un parking à l’extérieur ? Des tensions nouvelles peuvent être évitées surtout s’il pleut à verse le jour de la soirée ou si les dames doivent rejoindre l’endroit des festivités à pied avec des hauts talons à travers un champ boueux !
Sur place, une fois vos invités arrivés, quelqu’un est-il là pour les accueillir et les informer de ce qui va se passer ? Un accueil organisé avec le sourire par le staff du comité est toujours synonyme d’une saine mise à l’aise de vos collègues. Y-a-t-il un vestiaire à disposition où les gens peuvent y laisser leur manteau ? Est-il surveillé pour éviter des vols ? Va-t-on donner un badge aux invités ou une petite marque à s’épingler pour donner le ton ou le thème de la soirée et mettre votre monde dans l’ambiance ?
Indiquez à vos employés où se trouvent les toilettes a l’air anodin mais peut rendre service aux dames qui aiment souvent se redonner un petit coup de peigne et un peu de fard à joues avant d’entrer en salle. Du côté des messieurs, un besoin urgent à satisfaire peut aussi bien leur rendre service. Toutes ces premières petites étapes vont déjà véhiculer dans l’esprit de votre public que la soirée semble bien organisée et savamment pensée pour mettre tout le monde à l’aise.
C’est un déjà un bon début ! Une fois passé l’endroit de réception, il est bon aussi qu’on informe les gens du lieu de l’apéritif pour continuer à les mettre à l’aise. Diffuser une petite musique douce dans l’espace du verre de l’amitié ne peut que conforter la suite de l’ambiance de votre soirée. Par la suite, il va falloir définir la façon d’informer vos invités de la suite du programme. Quand va-t-on passer à table ? Qui informe les gens de leur déplacement de l’apéritif aux tables du repas et comment ? Information par micro ou de vive voix de groupe à groupe ?